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Ressourcenplanung und Prognose – oder den Überblick über alle und alles haben.
Einfaches Ressourcenmanagement mit intuitiver Zuweisung, erhöhter Transparenz und flexiblen Planungsfunktionen.
Visualisieren und balancieren Sie ganz einfach die Arbeitsbelastung des Teams, um Burnout oder Unterauslastung zu vermeiden. Priorisieren Sie Projekte neu und verteilen Sie Stunden flexibel und in Echtzeit über Bevollmächtigte mit der einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche von elapseit.
Visualisieren Sie schnell den Zeitplan und die Projekte jedes Teammitglieds — wer macht was und wie lange jede Aufgabe dauern wird. Minimieren Sie Konflikte und unzureichend genutzte Ressourcen, indem Sie einen besseren Einblick in die Verfügbarkeit des Teams erhalten.
Die Planung wird auch dazu verwendet, die Zeiterfassungsbögen vorzubelegen, wodurch elapseit zu einer Zeiterfassungslösung wird, die so einfach ist, dass jeder sie gerne nutzen wird.
Ressourcen zuweisen, genaue Prognose erhalten!
Die Zuweisung von Stunden zu Projekten im Tool ist für die Mitglieder Ihres Teams nicht obligatorisch, um mit der Arbeit zu beginnen, aber es wird dringend empfohlen.
Obwohl elapseit es Ihnen ermöglicht, Zuweisungen aus dem Modul Projekte oder Personen/Verwaltung vorzunehmen, empfehlen wir Ihnen, die Planung aus dem Modul Ressourcen vorzunehmen. Warum? Weil Sie im Gegensatz zum Verwaltungsmodul, in dem Sie nur eine Personenansicht oder eine Projektansicht gleichzeitig sehen können, in Ressourcen in der Lage sind, das "große Ganze" mit der Verfügbarkeit aller Personen und aller Projekte zu sehen.
Wenn Sie Zuordnungen mit dem Personenansichtsfenster vornehmen, sehen Sie eine Liste mit allen verfügbaren Ressourcen und deren Arbeitsbelastung, was sehr nützlich ist, wenn Sie vermeiden möchten, jemanden für Ihr Projekt einzuteilen, der bereits in Vollzeit für andere Projekte gebucht ist; diese Ansicht zeigt Ihnen, wer einen Urlaubsantrag eingeleitet hat (auch wenn der Antrag noch zur Genehmigung aussteht), was die Ressourcenplanung noch effizienter macht. Wenn Sie sich in der Projektansicht befinden, können Sie auf die gleiche Weise alle Projekte mit ihren Phasen, Aktivitäten und Aufgaben sowie den entsprechenden budgetierten Stunden sehen.
Nachdem Sie die zugewiesenen Stunden gespeichert haben, werden sie sowohl in der Personen- als auch in der Projektansicht und auch im Timesheet jeder Person angezeigt, die für die Arbeit am Projekt ausgewählt wurde; sie erhalten eine Benachrichtigung im Tool über die Zuweisungen und per E-Mail, wenn dies so gewählt wurde.
Intelligente Planung.
Sie können zwischen zwei Arten von Zuweisungen wählen: Gesamtstunden oder Stunden pro Tag. Abhängig von der gewählten Art der Zuweisung können Sie die Anzahl der Stunden und dann den spezifischen Zeitraum, in dem diese Stunden erfasst werden sollen, hinzufügen. Sie können sich für eine wiederkehrende Zuweisung entscheiden, denken Sie nur daran, dass die Wiederholung entweder wöchentlich oder monatlich eingestellt werden kann und mit den festgelegten Zuweisungsdaten verbunden ist; dies bedeutet, dass Sie beispielsweise einen Zuweisungszeitraum von maximal 7 Tagen auswählen müssen, wenn Sie eine wöchentliche Wiederholung einstellen möchten. Bei der Zuweisung können Sie entscheiden, ob die Wochenendtage als Arbeitstage betrachtet werden sollen oder nicht. Und keine Sorge, elapseit wird globale Feiertage berücksichtigen, wenn Sie die Planung vornehmen.
Für den Fall, dass Sie mehr Personen für dasselbe Projekt mit derselben Anzahl von zugeteilten Stunden zuweisen möchten, können Sie dies mit elapseit sehr schnell tun, indem Sie auf "add multiple allocations" klicken und auswählen, wer Teil Ihres Projektteams sein soll. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dieselbe Person doppelt für dasselbe Projekt zuzuweisen; Sie können dies vermeiden, indem Sie das Kästchen "Ignore people with overlapping allocations" ankreuzen. Sie können mehrere Personen gleichzeitig entfernen, indem Sie auf "remove multiple allocations" klicken.
Und um es für dich noch schöner zu machen, ermöglicht es dir elapseit, Zuordnungen vom Ressourcenmodul in das Aufgabenmodul zu exportieren und Aufgaben mit nur wenigen Klicks in Zuordnungen zu importieren. Bedenke nur, dass du ein Start- und Enddatum eingeben musst, wenn du eine Aufgabe in den Zuordnungen sehen möchtest.
Wen brauchst du für dein Projekt?
Um den Zuweisungsprozess zu erleichtern, können Sie die linke Seitenleiste verwenden, um einige Filter anzuwenden; wenn Sie beispielsweise für Ihr Projekt einen Senior Software Developer und einen Software Tester benötigen, können Sie zur Leiste Stellenbezeichnungen gehen und nur diese beiden Rollen auswählen, um zu sehen, wer für den Einstieg zur Verfügung steht. Aber manchmal sind Menschen fähiger, als eine Stellenbezeichnung ausdrücken kann, daher müssen Sie möglicherweise jemanden mit einer sehr spezifischen Fähigkeit finden, um die Aufgabe zu erledigen; und genau aus diesem Grund haben wir einen Filter "Skills" hinzugefügt, um Ihnen bei der perfekten Auswahl des Projektteams zu helfen.
Wenn Ihr Unternehmen außerdem sowohl Mitarbeiter als auch Kunden auf der ganzen Welt hat, möchten Sie möglicherweise, wenn möglich, einem bestimmten Kunden jemanden aus demselben Land zuweisen, für eine engere Verbindung; in diesem Fall können Sie den "Location"-Filter verwenden.
Ein Blick in die Zukunft: Personenansicht oder Projekteansicht?
Möchten Sie neue Projekte einbringen und müssen wissen, welche Ressourcen für die Übernahme zur Verfügung stehen? Dann ist die Personenansicht Ihr Schlüssel zur Antwort. In diesem Fenster sehen Sie die Verfügbarkeit von Personen aus einer bestimmten Abteilung/einem bestimmten Standort oder die an einem bestimmten Projekt arbeiten oder mit ausgewählten Kunden. Und es wird noch besser! Sie können auch prüfen, ob Personen mit bestimmten Fähigkeiten, die Sie für die neuen Projekte benötigen, verfügbar sind. Daher ist diese Ansicht nicht nur ein Indikator für über- und unterbesetzte Personen in aktuellen Projekten, um Ihnen bei der Umverteilung von Ressourcen zu helfen, wenn dies erforderlich ist, sondern ermöglicht Ihnen auch einen Blick in die Zukunft, um zu sehen, ob genügend Ressourcen vorhanden sind oder ob Sie zusätzliche Personen für neue Projekte einstellen müssen; und jetzt können Sie eine fundierte Prognose für Ihre neuen Kunden erstellen. Ziemlich gut, nicht wahr?
Wenn Sie sich in der Projektansicht befinden, können Sie den aktuellen Zuweisungsstatus der Projekte sehen, ob die budgetierten Stunden vollständig zugewiesen sind oder nicht, und eine Schätzung über den Abschluss der Projekte abgeben.
Daher zeigen Ihnen beide Ansichten Über- und Unterverteilungen, jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven. Beachten Sie nur, dass die Auswahl der Personenansicht beispielsweise nicht bedeutet, dass Sie im selben Fenster nicht auch die Projekte sehen; sie sind untrennbar, es ist nur eine Frage der Anordnung der Informationen.