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Holen Sie Ihr Team, laden Sie den Kunden ein und fügen Sie Ihre Projekte hinzu. Hier fängt alles an.
Management – Der Zauber beginnt, wo Kunden, Mitarbeiter und Projekte aufeinandertreffen.
Es ist obligatorisch, detailliert über Ihre Firmenprojekte, Mitarbeiter, Dokumente und Kunden Buch zu führen. Haben Sie alle Informationen unter einem Dach, es besteht keine Notwendigkeit, dieselbe Sache in mehreren Apps zu verfolgen. Behalten Sie die Fähigkeiten der Mitarbeiter (oder sogar der Auftragnehmer), die Urlaubstage, die Preise und alle anderen Details im Auge.
Auf der Projektseite können Sie, abgesehen von den üblichen Dingen – wie Art (Zeit und Material oder Festpreis, Budget, Teamdefinition, Genehmigungsworkflow etc.), sogar unterschiedliche Preise pro Rolle haben.
Und als Bonus können Sie die Rentabilität Ihrer Ressourcen sehen, indem Sie die Raten der Mitarbeiter mit den Raten vergleichen, die Sie aus den Projekten erhalten, an denen sie beteiligt sind.
Menschen, diejenigen, die alles möglich machen.
Es ist Zeit, all Ihre Mitarbeiter hinzuzufügen (einschließlich derjenigen, die keinen Zugriff auf das Tool haben, die "unlicensed" Benutzer), Ihre Auftragnehmer und auch Kontakte von Kundenunternehmen, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff gewähren, kann eine Firmen-ID festgelegt werden, damit Sie sie von den internen Benutzern unterscheiden können. Und für den Fall, dass Sie schlecht im Merken von Gesichtern sind, können Sie auch ein Profilfoto hochladen.
Aber Personen einfach nur willkürlich zum Tool hinzuzufügen, ist nicht gerade effizient, insbesondere wenn Sie eine höhere Anzahl von Mitarbeitern haben; daher finden Sie es möglicherweise nützlich, sie in Abteilungen/Teams zusammenzufassen.
Es können auch einige allgemeine Einstellungen vorgenommen werden, wie Zugriffsebene, Sichtbarkeit im Planer, Ansicht der Zeitblatt-Zuordnungen, Einfrieren von Aufgaben oder Zuordnungen und Einstellung der Genehmigung von Urlaubsanträgen; es ist wichtig, sorgfältig auszuwählen, da sich all diese individuellen Einstellungen im Zeitblatt des Benutzers widerspiegeln werden.
Mehr Details über Menschen sind immer besser für das Geschäft!
Das Profil des Mitarbeiters ist ziemlich komplex, da es neben allgemeinen Informationen wie Name, Berufsbezeichnung und Kontaktdaten auch finanzielle und administrative Details wie Zahlungsart (stundenweise, täglich oder monatlich bezahlt), Stundensatz (sehr wichtiges Detail, wenn man die Rentabilität des Mitarbeiters berechnen möchte), Arbeitszeit, Standort oder Einstellungsdatum enthält. Falls sich Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Ländern befinden, haben Sie die Möglichkeit, deren Gehälter in den Währungen der jeweiligen Länder einzugeben.
Es ist wichtig, auch die Fähigkeiten im Profil des Mitarbeiters hinzuzufügen, da sie bei der Zuweisung aktueller Projekte oder für genaue Prognosen nützlich sein können. Warum? Weil Sie möglicherweise 50 Softwareentwickler in Ihrem Unternehmen haben, aber haben sie alle die spezifische Fähigkeit, die Sie für Ihr Projekt benötigen, wie z. B. Pearl-Programmierung? Und da die Antwort hier höchstwahrscheinlich "nein" lautet, ist es wirklich effektiv, den Mitarbeitern Fähigkeiten hinzuzufügen.
Nachdem Sie alle Personen vorgestellt haben, erhalten Sie eine allgemeine Übersicht mit Zugriffsebene, Lizenzstatus, Stunden-/Monatstarif, zugewiesenen und gebuchten Stunden für Projekte.
Kunden, immer her damit!
Die Kunden sind das nächste Wichtige für Ihr Unternehmen, da sie das Geld einbringen. Und da Projekte ohne Kunden nicht existieren können und im elapseit-Tool alle Projekte mit einem Kunden verknüpft sein müssen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, nachdem Sie die Personen in das Tool eingeführt haben. Um das Profil eines Kunden zu vervollständigen, müssen Sie einige allgemeine Details wie Name, Adresse, Land und einige finanzielle Daten wie Registrierungsnummer, Umsatzsteuernummer, Bank- und Kontonummer, Rechnungsfälligkeitstage hinzufügen.
Fügen Sie ruhig auch ein Firmenlogo hinzu. Und damit es für Sie einfacher ist und Sie nicht an mehreren Stellen nach Visitenkarten suchen müssen, können Sie hier alle Kontakte hinzufügen, die Sie in diesem Unternehmen haben; dies könnte sich besonders dann als nützlich erweisen, wenn Sie Ihren Kunden ermöglichen möchten, das Update des Projekts zu überprüfen, und keinen von Ihnen an feste Meetings zur Besprechung des aktuellen Status bindet. Und falls Sie keinen Kundencode haben, generiert elapseit automatisch einen für jedes eingeführte Unternehmen. Ziemlich einfach, nicht wahr?
Projekte bis ins kleinste Detail aufgeschlüsselt.
Das Projektprofil sollte das letzte sein, das du im Verwaltungsmodul ausfüllst, denn wie du sehen wirst, benötigst du nicht nur Eingaben aus dem Kundenprofil, sondern auch aus dem Personenprofil.
Wie Sie bereits erraten haben, gibt es einige allgemeine Details, die ausgefüllt werden müssen, wie Projektname, Kunde, Start- und Enddatum oder Status (es gibt sechs Statustypen zur Auswahl); Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen, aber das ist nicht zwingend erforderlich. Es gibt auch einige Abrechnungsinformationen, die Sie ausfüllen müssen; Sie können Kunden haben, mit denen Sie einen Stunden-/Tagessatz vereinbaren, oder Kunden, mit denen Sie eine Pauschale vereinbaren, unabhängig von der Anzahl der geleisteten Stunden; auch ein spezieller Remote-Satz ist möglich. Die Eingabe dieser finanziellen Details ist sehr wichtig, wenn Sie beispielsweise die Rentabilität Ihrer Mitarbeiter überprüfen möchten. Und es gibt ein winziges Detail im Projektprofil, das den Unterschied bei der Berechnung der Rentabilität ausmachen wird: der Projektrollen-Satz! Warum? Weil Sie im Personenprofil den im Arbeitsvertrag vereinbarten Stunden-/Tagessatz der Mitarbeiter eingeben, aber Sie können sie Projekten mit unterschiedlichen Rollen zuordnen, die unterschiedliche Stundensätze haben. Stellen Sie also sicher, dass Sie genau wissen, wie hoch der Gewinn aus der Arbeit Ihrer Mitarbeiter ist, indem Sie vollständige, hochpräzise Daten eingeben!
Budget- und Ausgabendetails können zusammen mit der Rechnungswährung eingeführt werden. Wie im Personenprofil können Sie die Sichtbarkeit von Planer und Stundenzettel festlegen oder Stunden und Aufgaben im Projekt blockieren. Dann sollten Sie entscheiden, ob ein Genehmigungsworkflow für erfasste Stunden erforderlich ist und wer Stunden für das Projekt erfassen kann. Der nächste Schritt besteht darin, einen Projektmanager zu ernennen und das Projektteam sowie den Stundensatz für jede Rolle im Team festzulegen. Berufsbezeichnungen/Rollen und Fähigkeiten können ebenfalls hinzugefügt werden.