Wesentliche Berichtstypen im Projektmanagement

Vom Anfang des Projekts bis zum Ende passieren viele Dinge. Ressourcenzuweisungen, viele Aufgaben, Prioritäten, Fristen und so weiter. Wie stellen Sie sicher, dass alles auf Kurs ist und die Projekte erfolgreich abgeschlossen werden?
Projektberichterstattung ist Ihre Antwort.

Was ist Projektberichterstattung?

Projektberichte sind wichtige Projektmanagement-Tools, die einen Überblick über wichtige Daten in einem leicht lesbaren Format bieten. Die präsentierten Daten können je nachdem, an wen diese Berichte gerichtet sind (Stakeholder, Kunden, Teammitglieder), variieren. Insgesamt sollten die Projektberichte jedoch einen schnellen Zugriff auf das bieten, was im Zeitplan liegt, was überfällig ist oder hinterherhinkt.
Grundsätzlich helfen Projektmanagementberichte dabei, Projekte auf Kurs zu halten und Budgets und Zeitpläne zu überwachen.
Projektmanagement-Berichte werden während des gesamten Lebenszyklus des Projekts erstellt, und ihre Häufigkeit hängt von der Größe und Komplexität des Projekts ab.

Arten von Projektmanagement-Berichten

Je nach Zweck können sich Projektmanagementberichte auf unterschiedliche Daten konzentrieren: Aufgaben, zugewiesene / gebuchte / verbrauchte Stunden, Rechnungen. Obwohl wir 6 Arten von Projektberichten identifiziert haben, sollten Sie bedenken, dass es manchmal keine festen Grenzen gibt und bestimmte Daten in mehreren Berichtstypen zu finden sein können.

1. Projektstatusberichte – diese Berichte enthalten allgemeine Aktualisierungen zum Projektfortschritt in Bezug auf Aufgaben, Budget und Zeitplan.
2. Projektstatusberichte - bieten einen effektiven Überblick über das Projekt, um die Stakeholder darüber zu informieren, ob das Projekt auf Kurs ist, was im Rückstand ist, was überfällig ist und ob es Abweichungen vom Budget gibt.
3. Ressourcen- und Kompetenzenverfügbarkeitsberichte – zu verwenden, wenn Sie wissen müssen, welche Ressourcen oder Fähigkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, um aktuelle oder zukünftige Projekte abzuschließen. Ein Teamverfügbarkeitsbericht zeigt die genaue Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds für einen ausgewählten Zeitraum, so dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen können, wenn neue Projekte anstehen.
4. Zeiterfassungsberichte – zeigen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben auf individueller und Teamebene aufgewendet wird; ihr Zweck besteht darin, Systeme und Prozesse zu optimieren, damit die Mitarbeiter effizienter arbeiten; sie helfen auch Projektmanagern dabei, Projektmitglieder den Aufgaben zuzuweisen, die sie schneller und besser erfüllen.
5. Finanzberichte – Schwerpunkt auf Projektbudget und -ausgaben.
6. Risikobeurteilungsberichte – diese Berichte zeigen die Hindernisse auf, die eine erfolgreiche Fertigstellung des Projekts verhindern; sie helfen den Stakeholdern dabei, einen geeigneten Handlungsplan zu bestimmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Verbessere dein Projektreporting mit elapseit

Wenn es um Berichterstattung geht, ist elapseit ein sehr ressourcenreiches Tool. Es gibt viele Berichte, aus denen Sie nicht nur hinsichtlich der enthaltenen Daten, sondern auch aus der Perspektive des Informationsdesigns wählen können.
Je nachdem, welche Informationen Sie sehen möchten, gibt es zwei Stellen, an denen Berichte angezeigt werden können.
Wenn Sie an detaillierten Daten interessiert sind, die zur weiteren Analyse in eine PDF-, Excel- oder CSV-Datei exportiert werden können, sollten Sie zum Modul Reporting gehen. Die Berichte sind in 4 Kategorien unterteilt: Ressourcen, Status, Business Intelligence und Finanzen & Buchhaltung. Verwenden Sie einen oder mehrere der vielen Filter, die Ihnen zur Verfügung stehen, und erstellen Sie Berichte, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Sie können hier weitere Details darüber finden, wie unser Berichtsmodul Ihnen helfen kann.
Aber wenn Sie einen schnellen Überblick benötigen, um die wichtigsten Daten Ihres Projekts leicht zu erkennen, ist das elapseit Dashboard genau das Richtige für Sie. Hier können Sie zwischen den Ansichten Resourcing Status und Project Pulse wechseln, um Diagramme und Grafiken zur Verfügbarkeit Ihres Teams, Zuweisungen zu Projekten, zum Aufgabenstatus und zu Finanzdaten zu überprüfen.

Eine weitere Übersicht aus der Vogelperspektive ist im Modul Verwaltung verfügbar, wo Sie die Schnellstatistiken zu Projekten, Mitarbeitern oder Kunden überprüfen können.

Sie können hier weitere Details über die Berichtsfunktion von elapseit einsehen.