Warum Sie eine Ressourcenmanagement-Software verwenden sollten

Die Art und Weise, wie Ressourcen verwaltet werden, spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg des Projekts. Es reicht nicht aus, die perfekte Projektplanung zu machen und hochqualifizierte Mitarbeiter an Bord zu haben. Die Art und Weise, wie Ressourcen zugewiesen werden, entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des Projekts. Deshalb werden Projektmanager manchmal auch als Ressourcenmanager bezeichnet.

Was wäre die Definition von “perfekter Ressourcenplanung”, fragen Sie sich vielleicht. Um es ganz einfach auszudrücken, geht es darum, zum richtigen Zeitpunkt die richtige Menge an Aufgaben an die am besten geeigneten Personen zu verteilen, die in der Lage sind, diese rechtzeitig zu erfüllen. Im Wesentlichen liegt der Fokus auf “wer”, “wann” und “wie lange”.

In einer perfekten Welt des Projektmanagements würden alle Ressourcen in einem Regal liegen und darauf warten, dass der Projektmanager sie zur Aufgabenverteilung aufnimmt. Nun, die Welt ist nicht gerade perfekt. Die heutige Welt ist von hartem Wettbewerb geprägt und Effizienz ist der Schlüssel im Rennen um den Erfolg.

Niemand kann es sich leisten, Ressourcen zur Schau zu stellen und darauf zu warten, dass sie genutzt werden. Eine Ressource, die im Regal liegt, wird zu wenig genutzt, ist somit kontraproduktiv und bringt kein Geld in “die Kasse”. Das andere Extrem, eine übermäßig genutzte Ressource, macht es auch nicht besser, denn früher oder später wird sie ausbrennen. Und das gilt unabhängig von der Art der Ressourcen, die man verwaltet: Menschen, Werkzeuge und Ausrüstung.

Aber wie kann man das Gleichgewicht halten, um die “perfekte Planung” zu erreichen? Egal, wen du fragst und wie viele Artikel du zu diesem Thema liest, alle werden eine gemeinsame Antwort haben: Verwende eine Ressourcenplanungssoftware!

Hier sind einige Gründe, warum Sie einen verwenden müssen:

1. Mühelose Transparenz über die Verfügbarkeit von Ressourcen – keine Notwendigkeit, Ihre Kollegen zu fragen, wer wann verfügbar ist; der Planer wird bei jeder Zuteilung automatisch aktualisiert; wenn Personen Ihre Ressource sind, ermöglicht Ihnen ein leistungsfähiges Tool, die Zuteilung auch unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten vorzunehmen; hier erfahren Sie, wie Sie die Verfügbarkeit von Fähigkeiten in elapseit sehen können;
2. Vermeidung von Über- und Unterauslastungen – wenn Sie schnell erkennen können, wer was macht, ist es viel einfacher, eine Überlastung von Ressourcen zu vermeiden und sie nicht voll auszunutzen.
3. Kosteneffizienz – vollständig zugewiesene Ressourcen bedeuten voll produktive Ressourcen.
4. Zeiteffizienz – die Informationen werden automatisch und in Echtzeit aktualisiert; daher erfolgt die Aufgabenverteilung viel schneller, was Ihnen ermöglicht, mehr Zeit für andere wichtige Aktivitäten aufzuwenden
5. Prognose für zukünftige Projekte – ein genauer Überblick über die aktuellen Ressourcen wird Ihnen sagen, ob Sie bereit sind, neue Kunden und neue Projekte zu gewinnen oder ob Sie zusätzliche Ressourcen benötigen.
6. Zentralisierte Informationen – alle Informationen werden in einer einzigen Ansicht angezeigt, es ist nicht nötig, nach Arbeitszeitnachweisen zu suchen, die in verschiedenen Ordnern gespeichert sind.
7. Genaue Daten für Geschäftsberichte – wenn manuelle Arbeit eliminiert wird, gibt es auch keine menschlichen Fehler mehr; genaue Daten führen zu korrekten Rechnungen und korrekten betrieblichen KPI-Messungen.

Also, warum sollten Sie nicht all diese Vorteile nutzen und Ihr Geschäft profitabler machen?!