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Warum Ist Ressourcenplanung Unerlässlich im Projektmanagement?
Das Abschließen eines Projekts ist immer eine harte Arbeit und die Ressourcenplanung ist ein kritischer Faktor, der über den Erfolg oder das Scheitern Ihres Projekts entscheiden kann.
Es spielt keine Rolle, ob Sie ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen führen, die Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Schritt im Projektmanagement und erfordert recht fortgeschrittene strategische Denkfähigkeiten. Warum? Nun, stellen Sie sich Folgendes vor: Ein neues, fantastisches Projekt mit hohem Budget ist gerade in Ihrem Hof gelandet und alle freuen sich, an Bord zu sein und neue Aufgaben zu übernehmen. Vorspulen, zwei Monate später: Es gibt einen Haufen überfälliger Aufgaben, ein Softwareentwickler schreit laut, weil niemand verfügbar ist, um die Tests durchzuführen, ein Junior ist völlig überwältigt von Aufgaben, die weit über seinen Fähigkeiten liegen. Und zu allem Überfluss haben Sie das Budget bereits überschritten und Ihr Kunde ist überhaupt nicht zufrieden. Wie konnte das passieren?! Einfache und schlichte Antwort: schlechtes Ressourcenmanagement!
Ohne eine genaue Zeitschätzung für jede Aufgabe, ohne eine sorgfältige Ressourcenzuweisung für diese Aufgaben und ohne ein gutes Verständnis der benötigten Rollen und Fähigkeiten wird Ihr Projekt scheitern. Nicht nur dieses, sondern es wird sich auch auf zukünftige Projekte auswirken! Eine schlechte Verwaltung der Ressourcen in Ihren aktuellen Projekten wird Sie daran hindern, eine zuverlässige Prognose für andere Geschäftsmöglichkeiten zu erstellen. Und so wird aus einem schönen Traum Ihr schlimmster Albtraum!
Ein paar Dinge, die du bei der Planung deiner Ressourcen beachten solltest
Glücklicherweise kann die oben beschriebene Situation einfach vermieden werden, indem man sich an diesem Punkt Ihres Projekts auf einige Schlüsselaspekte konzentriert:
- Für das Projekt erforderliche Fähigkeiten – ermitteln Sie, welche Fähigkeiten für die erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind;
- Ressourcenverfügbarkeit – prüfen, welche Ressourcen mit den erforderlichen Fähigkeiten außerhalb der Gesamtkapazität verfügbar sind, und Arbeitstage / -zeiten, Urlaub, Vertragsbeginn und -ende berücksichtigen;
- Ressourcenkosten – Die Stunden- / Tagessätze der zugewiesenen Ressourcen sollten im Projektbudget enthalten sein, um die Rentabilität zu gewährleisten.
Und wenn Sie eine höhere Erfolgsquote für Ihr Projekt sicherstellen möchten, führen Sie eine Risikobewertung durch, bei der Sie alle oben genannten Faktoren berücksichtigen. Antizipieren Sie “Was-wäre-wenn”-Szenarien, um die schlimmsten Situationen im Ressourcenmanagement zu bestimmen, und bereiten Sie einen “Plan B” vor. Denn leider laufen Projekte nicht immer nach Plan, und Sie müssen möglicherweise Anpassungen vornehmen. Was ist, wenn die Schlüsselperson in Ihrem Team krank wird? Was ist, wenn jemand kündigt? Stehen andere Ressourcen zur Verfügung? Können Sie es sich leisten, Aufgaben an jemanden zu vergeben, dessen Stundensatz über dem Projektbudget liegt? Oder könnte jemand mit weniger Erfahrung die Aufgaben übernehmen? Möglicherweise benötigen Sie eine Ressource länger als ursprünglich geplant oder müssen neue Ressourcen zu Ihrem Projekt hinzufügen. Genau aus diesem Grund ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement eher ein kontinuierlicher Prozess als eine einmalige Aktivität.
Weitere Details zur effizienten Ressourcenplanung finden Sie hier.
Optimieren Sie Ihren Ressourcenplanungsprozess
Wir können uns jetzt darauf einigen, dass die Ressourcenplanung ein entscheidender Schritt beim Projektmanagement ist. Aber was können wir tun, um Chaos zu vermeiden und schnell herauszufinden, wie wir alles in Ihre Projektpipeline integrieren können? Der Schlüssel besteht darin, einen guten Überblick über die Gesamtkapazität und -auslastung der Ressourcen zu erhalten, damit Sie feststellen können, wer für wie lange und zu welchen Kosten für Ihr Projekt zur Verfügung steht.
Sie können versuchen, dies mit einer Tabellenkalkulation wie Excel zu tun, aber das kann keine Lösung für die Langzeit sein; die Verwendung von Tabellenkalkulationen hat ihre Grenzen, da die manuelle Eingabe von Daten zeitaufwendig und unzuverlässig wird, da Fehler fast unvermeidlich sind. Und wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, denken Sie nicht einmal daran, Tabellenkalkulationen zu verwenden!
Ihre beste Chance, den Arbeitsaufwand des Teams zu überwachen und zu verwalten, um alles pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern, besteht darin, ein Tool zur Ressourcenplanung zu verwenden. Jeder erfolgreiche Projektmanager weiß, dass eine professionelle Software der Schlüssel ist, um alle verfügbaren Ressourcen bis zum Abschluss des Projekts zu verwalten.