Lass Deine Mitarbeiter nicht Ausbrennen! Wie man Über- und Unterbesetzungen Leicht Erkennen kann

Es ist nicht gerade ein Kinderspiel, ein perfektes Gleichgewicht bei der Ressourcenplanung zu erreichen. Zuerst müssen Sie prüfen, welche Ressourcen wann und für wie lange verfügbar sind. Versuchen Sie dann, sie in Ihren Projektplan einzupassen. Und nachdem diese Schritte erledigt sind, überprüfen Sie die Gesamtzuweisungen Ihres Projekts anhand der Projektplanung! Falls die Planung nicht passt, ist das Erkennen von Über- und Unterauslastungen der schnellste Weg, um das Gleichgewicht wiederherzustellen. Wo können Sie also eine schnelle Zuweisungsprüfung durchführen?

Im Ressourcenplaner

Sowohl die Ansicht People als auch die Ansicht Projects sind aufgrund der Farben, die den Status jeder Zuweisung anzeigen, sehr leicht zu “lesen”. Sagen wir, Sie befinden sich in der Ansicht People. Sehen Sie rote Balken? Wenn ja, ist das kein gutes Zeichen! Personen in Ihrem Projektteam mit roten Zuweisungsbalken haben mehr Stunden, als sie arbeiten könnten. Sie sollten prüfen, ob diese zusätzlichen Stunden an diejenigen mit orangefarbenen Zuweisungsbalken weitergeleitet werden können, da sie zu wenig zugeteilt sind. Wenn der Planer grün ist, ist alles in Ordnung! Sie haben den “Zen”-Zustand in der Ressourcenplanung erreicht.

Klicken Sie auf die Zuordnungsleiste eines Ihrer Teammitglieder, und es wird ein Tooltip eingeblendet, das Ihnen weitere Details anbietet (Anzahl der Werktage mit Zuordnung, Start- und Enddatum der Zuordnung, Anzahl der aktuellen Aufgaben und deren Status).

Und wenn Sie eine andere Perspektive wünschen, gehen Sie zur Personen-Ansicht, um Über- und Unterauslastungen zu überprüfen. Es funktioniert auf die gleiche Weise: Rot bedeutet, dass die Anzahl der zugewiesenen Stunden höher ist als die budgetierten Stunden, während Grün bedeutet, dass entweder eine volle Auslastung vorliegt oder weniger Stunden zugewiesen wurden als budgetiert. Hier sehen Sie nicht nur die Ressourcenzuweisung, sondern auch einen Zuweisungsstatus für jedes Projekt. Achten Sie also auf den Zuweisungsbalken, der jedem Projekt entspricht. Wenn er grün ist, ist dort alles in Ordnung. Wenn er rot ist, müssen Sie mehr Personen dem Projekt zuweisen.

In Projektstatistiken

Sie können auch in dem Management-Modul, entweder in der People-Ansicht oder in der Projects-Ansicht, Über- und Unterbesetzungen leicht erkennen. Hier sehen Sie, wie viele Stunden für Ihr Projekt im Vergleich zu den budgetierten Stunden oder den zugewiesenen Stunden der Mitarbeiter im Vergleich zu den insgesamt verfügbaren Stunden für den aktuellen Monat zugewiesen wurden. Wenn Sie sich in der Projects-Ansicht befinden, stellen Sie sicher, dass Sie das Kontrollkästchen “nur Stunden anzeigen” im Fenster der Statistikoptionen aktivieren.

Auch hier sind Farben der Schlüssel zum Verständnis Ihrer Statistiken: Grün bedeutet, dass Sie innerhalb des Stundenbudgets des Projekts liegen (in der Ansicht Projekte) oder dass die Mitarbeiter nicht ausgebrannt sind (in der Ansicht Personen); Orange lässt Sie wissen, dass Sie am Limit sind. Aber wenn Sie Rot sehen, stehen Sie bereits in Flammen und müssen schnell handeln.

Beachten Sie, dass Sie entscheiden, wann die Warnung Sie treffen soll. Sie können die Grenzwerte in Einstellungen / Anpassen / Projektverbrauch/Zuweisungswarnung (%) festlegen.

Auf Deinem Dashboard

Und zu guter Letzt ist das Dashboard eine weitere Ansicht, in der Sie einen Einblick in die am meisten über- und unterzugeteilten Ressourcen erhalten können.

In der Ansicht People sehen Sie eine Liste mit den 5 am meisten über- und unterzugeteilten Personen. Gleichzeitig sehen Sie in der Projektansicht die am meisten über- und unterausgelasteten Projekte (sowohl in Prozent als auch in Stundenzahl). Beachten Sie, dass die Daten die Zuordnungen des aktuellen und des Vormonats widerspiegeln.

Es gibt viele Möglichkeiten zu prüfen, wo das Gleichgewicht gestört ist, nicht wahr?